Privacyverklaring
Trivium heeft bescherming van persoonsgegevens hoog in het
vaandel staan, uiteraard hoort hier ook de bescherming van persoonsgegevens
bij. Deze verklaring en het onderliggende beleid en reglement is het fundament
van deze bescherming. Echter de daadwerkelijke bescherming valt of staat met
gedrag, wij gaan hierbij uit van vertrouwen en openheid. Te allen tijde doen
wij ons uiterste best om iedereen binnen onze organisatie zo goed mogelijk te
beschermen tegen kwade invloeden. Mocht er iets zijn wat de bescherming van
kinderen, personeel of ouders raakt en waar u vragen, opmerkingen of klachten
over heeft laat het ons weten, dan gaan we in gesprek.
Binnen Trivium gaan wij zorgvuldig om met privacy. Dit is
vastgelegd in het privacyreglement van onze stichting. Wij
maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en
begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is.
In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen
zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij
van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren
leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze
leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere
persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een
leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). In verband met
persoonlijke behoeften registreren wij graag de geloofsovertuiging zodat wij
daar rekening mee kunnen houden, maar het geven van deze informatie aan de
school is niet verplicht.
De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem
Parnassys. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in onze leerlingvolgsystemen
Parnassys en CITO en in onderwijssoftware van de door ons gebruikte
lesmethodes. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is
beperkt tot medewerkers van onze school.
Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale
leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om
bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben
met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van
ons krijgen. De leverancier mag persoonsgegevens alleen gebruiken als wij daar
toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier
wordt voorkomen. Deze lijst van de leveranciers waar Trivium afspraken mee
maakt is in de maak. Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot
digitaal leermateriaal, maakt de school gebruik van Basispoort. Deze software
maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen
mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de
docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn
leerlinggegevens nodig. Trivium heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten
waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens.
Basispoort maakt gebruik van de volgende set met gegevens: een
identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel,
geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het
identificatienummer van de school. Via Basispoort worden er dus geen leer- of
toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.
Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun
kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie
gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant
zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen.
Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de
leerkracht van uw kind, of met de schooldirecteur. Klachten kunt u ook
rechtstreeks indienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.
Trivium heeft een privacyreglement . Hierin staat beschreven hoe we op
de scholen omgaan met persoonsgegevens, en wat bijv. de rechten zijn
van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de (G)MR
vastgesteld.
Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen
op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij
vooraf uw toestemming. Ouders mogen besluiten om die toestemming niet te geven,
of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven,
blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af
of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van
foto’s en video’s kunt u terecht bij de leerkracht van uw kind, of bij de
schooldirecteur.
Op school en bij evenementen van school is het voor
ouders/verzorgers niet toegestaan om foto’s en filmpjes van kinderen, anders
dan van eigen kinderen via hun eigen sociale media te verspreiden. Scholen
kunnen tijdens evenementen zelf foto’s en video’s maken en deze verspreiden via
de eigen social media (website, facebook, twitter), waarbij er rekening
gehouden wordt met de privacyrechten van het kind.
Inschrijfformulier
De meeste vragen op het formulier spreken voor zich. Een
aantal vragen zijn wij wettelijk verplicht aan u te stellen. Zo vragen wij naar
uw opleidingsniveau. Dit heeft te maken met de wettelijke ‘gewichtenregeling’:
het aantal leerkrachten aan onze school is mede afhankelijk van het totaal van
het ‘leerlinggewicht’ van onze leerlingen. Op onze
administratie is de Algemene Verordening van Gegevensbescherming van
toepassing. De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier,
worden opgeslagen in de leerlingadministratie van onze school. Uiteraard worden
deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Dit betekent onder andere dat de
gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot de administratie is
beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft. U
heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien
(voor zover die informatie betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet
kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek - de informatie
verbeteren of aanvullen. Als u wenst te reageren op ons privacy
beleid of als u vindt dat handelen hiermee niet in overeenstemming is, vragen
we u contact met ons op te nemen. Hiervoor of voor andere vragen, klachten of
reacties kunt u contact opnemen met:
Stichting Trivium
t.a.v. Simon Lise (functionaris gegevensbescherming)
Beatrixstraat 13
Postbus 16
6670 AA ZETTEN
FG@trivium-onderwijs.nl
Voor meer informatie over de omgang met de privacy van uw
kind(eren), verwijzen wij u naar ons privacyreglement.