Privacyverklaring

Trivium heeft bescherming van persoonsgegevens hoog in het vaandel staan, uiteraard hoort hier ook de bescherming van persoonsgegevens bij. Deze verklaring en het onderliggende beleid en reglement is het fundament van deze bescherming. Echter de daadwerkelijke bescherming valt of staat met gedrag, wij gaan hierbij uit van vertrouwen en openheid. Te allen tijde doen wij ons uiterste best om iedereen binnen onze organisatie zo goed mogelijk te beschermen tegen kwade invloeden. Mocht er iets zijn wat de bescherming van kinderen, personeel of ouders raakt en waar u vragen, opmerkingen of klachten over heeft laat het ons weten, dan gaan we in gesprek. 

Binnen Trivium gaan wij zorgvuldig om met privacy. Dit is vastgelegd in het privacyreglement  van onze stichting. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze school de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD). In verband met persoonlijke behoeften registreren wij graag de geloofsovertuiging zodat wij daar rekening mee kunnen houden, maar het geven van deze informatie aan de school is niet verplicht. 

De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem ParnasSys. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in onze leerlingvolgsystemen ParnasSys en CITO en in onderwijssoftware van de door ons gebruikte lesmethodes. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van onze school. 

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag persoonsgegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen. Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal, maakt de school gebruik van Basispoort. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerling de antwoorden heeft ingevoerd. Hiervoor zijn leerlinggegevens nodig. Trivium heeft met Basispoort een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over het gebruik van de leerlinggegevens. Basispoort maakt gebruik van de volgende set met gegevens: een identificatienummer van Basispoort, voornaam, achternaam, tussenvoegsel, geboortedatum, leerlingkey, groepskey, groepsnaam, jaargroep, geslacht en het identificatienummer van de school. Via Basispoort worden er dus geen leer- of toetsresultaten opgeslagen en/of uitgewisseld.  

Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de leerkracht van uw kind, of met de schooldirecteur. Klachten kunt u ook rechtstreeks indienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.

Trivium heeft een privacyreglement . Hierin staat beschreven hoe we op de scholen  omgaan met persoonsgegevens, en wat bijv. de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de (G)MR vastgesteld.  

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij vooraf uw toestemming. Ouders mogen besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de leerkracht van uw kind, of bij de schooldirecteur.  

Op school en bij evenementen van school is het voor ouders/verzorgers niet toegestaan om foto’s en filmpjes van kinderen, anders dan van eigen kinderen via hun eigen sociale media te verspreiden. Scholen kunnen tijdens evenementen zelf foto’s en video’s maken en deze verspreiden via de eigen social media (website, facebook, instagram), waarbij er rekening gehouden wordt met de privacyrechten van het kind.

Inschrijfformulier
De meeste vragen op het formulier spreken voor zich. Een aantal vragen zijn wij wettelijk verplicht aan u te stellen. Zo vragen wij naar uw opleidingsniveau. Dit heeft te maken met de wettelijke ‘gewichtenregeling’: het aantal leerkrachten aan onze school is mede afhankelijk van het totaal van het ‘leerlinggewicht’ van onze leerlingen. Op onze administratie is de Algemene Verordening van Gegevensbescherming van toepassing. De gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier, worden opgeslagen in de leerlingadministratie van onze school. Uiteraard worden deze gegevens vertrouwelijk behandeld. Dit betekent onder andere dat de gegevens door ons worden beveiligd, en dat de toegang tot de administratie is beperkt tot alleen personeel die de gegevens strikt noodzakelijk nodig heeft. U heeft als ouder het recht om de door ons geregistreerde gegevens in te zien (voor zover die informatie betrekking heeft op uw kind). Als de gegevens niet kloppen, dan mag u van ons verwachten dat wij – op uw verzoek - de informatie verbeteren of aanvullen. Als u wenst te reageren op ons privacy beleid of als u vindt dat handelen hiermee niet in overeenstemming is, vragen we u contact met ons op te nemen. Hiervoor of voor andere vragen, klachten of reacties kunt u contact opnemen met:

Stichting Trivium
t.a.v. Simon Lise (functionaris gegevensbescherming)
Beatrixstraat 13
Postbus 16
6670 AA ZETTEN
FG@trivium-onderwijs.nl

Voor meer informatie over de omgang met de privacy van uw kind(eren), verwijzen wij u naar ons privacyreglement.